A Câmara dos Deputados lançou nesta semana o programa de gestão digital de documentos, com o objetivo de fomentar a transparência, reduzir a burocracia, agilizar o processo legislativo, reduzir gastos e racionalizar o uso de papel e tinta. Uma das metas é passar para o meio digital o maior número possível de documentos. A intenção é também contribuir com os esforços de preservação do meio ambiente ao economizar papel.

Um dos passos à seguir será a eliminação gradativa do fluxo digital-papel para digital-digital. Só para se ter uma idéia do que isso irá representar para administração basta dizer que só na página do Departamento de Pessoal (Depes) da Intranet da Câmara há 49 formulários a serem preenchidos pelos servidores conforme a necessidade. Atualmente, mesmo preenchidos digitalmente, eles precisam ser impressos, assinados pela chefia imediata, diretoria e despachado ao órgão competente. Dentro do processo de desmaterialização, o documento será assinado digitalmente e todo o seu fluxo será totalmente eletrônico, eliminado o uso e trânsito de papeis.

O processo já começou. Terça-feira (13/11) teve início, como experiência piloto, o pedido digital de férias entre o Centro de Informática e o Departamento de Pessoal. Dessa forma, inicialmente, cerca de 400 funcionários preencherão o seu pedido que passará para a chefia imediata e diretoria que o assinarão digitalmente e que chegará ao destino, tudo on line. Outra grande vantagem são os dados que integrarão automaticamente à folha de pagamento e ao boletim administrativo.

Isso significa economia de 18.500 folhas de papel e transportes do documento. Além de ter menos pessoas envolvidas e minimizar a digitação incorreta, o próprio sistema confere o direito ao benefício, automaticamente.

O projeto prevê a migração dos formulários da Câmara, envolvendo todos os departamentos, para o fluxo eletrônico inclusive com a integração e automação com outros setores.

No processo legislativo, a economia de tempo, recurso, papel e tinta é muito grande pois o fluxo de uma proposição começa no Plenário passa pela Presidência, assessorias técnicas, comissões temáticas até chegar no Avulso, cuja proposição, segundo manda o regimento, é distribuída impresso em papel e, se sofrer novo parecer, há nova publicação, volta ao Presidente acabando a tramitação na Comissão, se for conclusivo, ou no Plenário, antes da promulgação ou sanção presidencial. Tudo isso pode ser racionalizado com o fluxo eletrônico.

Assinaturas digitais

A emissão de assinatura digitais destinados aos deputados foi iniciada em setembro. Os parlamentares já receberam um token, um dispositivo que contém a sua assinatura eletrônica pública e privada. Além disso, ele usará um leitor e identificador de impressões digitais.

Assim, uma proposição, parecer ou outro documento podem ser disponibilizados ao cidadão pela Internet tanto para simples informação (que não necessita de assinatura digital) como também para integrar um processo. Nesse caso, é preciso que o texto tenha valor documental, para compor um processo judicial, por exemplo. Assim, será preciso que ele contenha a assinatura digital.

"A grande vantagem é que uma cópia do documento digital com assinatura eletrônica acaba sendo um original, disponibilizado em qualquer lugar no mundo, pela Internet, com quantas ‘cópias’ ou originais quiserem" disse Fernando Torres, diretor do Centro de Informática da Câmara dos Deputados - Cenin

Referência

Na cerimônia de lançamento do programa de gestão digital de documentos, o presidente da Câmara dos Deputados, Arlindo Chinaglia, disse que "a Casa é referência nacional e internacional no setor público no que se refere ao uso de tecnologias de informação, documentação e comunicação". Segundo ele, a democracia passa necessariamente pela transparência da informação, e o programa é um marco na gestão de processos rotineiros e de documentos históricos "essenciais para preservar a memória política da Instituição e do Brasil". O site institucional conta com mais de 400 mil páginas e documentos na Internet, além de ser um dos mais visitados no Brasil, com cerca de 40 mil acessos diários. O portal já recebeu o prêmio Ibest sete vezes desde que foi criado, em 1998.

Transparência

O 1º secretário da Mesa Diretora, deputado Osmar Serraglio (PMDB-PR), destacou que as medidas contribuirão para aumentar a transparência, "ao disponibilizar com rapidez um maior número de dados para o cidadão, o que contribui para aperfeiçoar os serviços públicos". Serraglio ressaltou que o sistema garante segurança aos procedimentos administrativos e ao processo legislativo. "Tivemos todo o cuidado para garantir uma migração segura [do papel para o meio digital], o que é indispensável para a instituição, para a sociedade e para o cidadão", afirmou.

O diretor-geral da Câmara, Sérgio Sampaio, destacou que a digitalização dos documentos faz parte de uma política mais ampla de racionalização da Casa. "A instituição tem tomado medidas inéditas e inovadoras para permitir agilidade e transparência na prestação de serviços de informação para a sociedade", ressaltou. Sampaio destacou também a importância ecológica do programa, que se adequa aos princípios da sustentabilidade ambiental, uma da bandeiras do EcoCâmara - programa de gestão ambiental da Casa.

A Câmara conta com documentos produzidos desde 1823. São mais de seis milhões de documentos manuscritos; 300 mil itens no acervo bibliográfico; quatro mil títulos de obras raras; oito mil plantas de arquitetura e engenharia; 650 mil fotogramas; 570 filmes; 372 fitas de vídeo; e 30 mil horas de gravação de áudio.
  

(Assessoria de Imprensa, Secretaria de Comunicação Social/Câmara dos Deputados, 13/11/2007)